Программа SAP: особенности использования для бухгалтерии [Плюсы и минусы]

Для того чтобы бизнес развивался наилучшим образом, необходимо автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях независимо от их размеров и форм собственности.

Также это необходимо для руководителей компании, которые могут оперативно вносить корректирующие изменения, позволяющие достичь оптимальных показателей.

Для автоматизации бухгалтерского учета на отечественных предприятиях сегодня существуют множества различных предложений, таких как:

  • 1С: Бухгалтерия;
  • Парус-бухгалтерия;
  • БЭСТ;
  • Инфо-бухгалтер;
  • SAP.

До недавнего времени на отечественных предприятиях использовали «1 С: Бухгалтерия». Но уже с 1992 года все чаще на крупных, а также средних предприятиях устанавливают немецкую программу SAP.

Клиентами этого программного обеспечения являются такие огромные предприятия как акционерные общества «Газпром» и «Газпром Нефть», «Лукойл» и «ТНК», алмазная компания «Алроса» и многие другие гигантские корпорации. 

Видео: Обзор приложения

Что такое программа SAP

Бухгалтерская программа SAP является автоматизированной системой, позволяющей планировать ресурсы крупных предприятий, которая позволяет рассчитывать все до мелочей, а также формирует единое информационное пространство.

Благодаря модульному принципу, по которому функционирует система ERP, появилась возможность использования не только отдельных компонентов системы SAP, а также их комбинации.

Самый максимальный эффект от использования системы можно достичь только в том случае, если предприятие выполняет все операции в единой информационной среде. Система SAP® ERP позволяет незамедлительно актуализировать и проводить данные, которые тот час поступают ко всем необходимым отделам предприятия.

Система использует модель, состоящую из трех звеньев:

  • клиент;
  • сервер приложений;
  • система, управляющая различными базами данных.

Конечный потребитель предполагает, что бухгалтерская система объединила основные функции в двух областях:

  • отчетность и бухгалтерский учет, включающий все необходимое. Также программа учитывает внутрипроизводственные затраты во всех возникающих местах, позволяет управлять заказами и денежными средствами, а также учитывать все остальные результаты;
  • логистика позволяет объединять не только планирование, но и управление, и сбыт, к которому относятся выставление счетов, дальнейшие продажи и отгрузки. Логистика предусматривает также материально-техническое снабжение, позволяющее производить закупки, контролировать счета и управлять запасами.

История появления

В 1972 году в Германии была основана компания, создающая программное обеспечение и предоставляющая услуги консалтинга для организаций. Ее создали пятеро сотрудников немецкого происхождения, которые уволились из корпорации IBM.

Аббревиатура названия компании переводится на русский язык как «Системный анализ и разработка программного обеспечения». Достаточно быстро она стала пользоваться успехом и спросом у всемирно известных компаний, чье управление считалось наиболее эффективным.

С самого начала компания SAP специализировалась на разработках автоматизированных систем, которые позволяли управлять процессами внутри предприятия, к ним относится не только бухгалтерский учет, а также производственные процессы и торговые операции. К ним также относятся управление персоналом и складским оборотом.

Высокое качество продукта, постоянные инновации, а также способность предвидеть позволили компании SAP уже с 2009 года стать одним из четырех мировых лидеров по созданию программ, используемых на крупных предприятиях.

С 2007 года корпорация начала слияние, выкупая компании, производящие программное обеспечение по предсказательной аналитики, анализу и обработки данных, контролирующее качество и процессы производства на промышленных предприятиях, а также управляющие человеческим капиталом.

Корпорация SAP разрабатывает систему, приложения которой адаптируются, учитывая правовой контекст отдельно взятой страны. Также компания помогает внедрять свою систему в качестве дополнительных услуг. Для этого она разработала собственную методику, имеющую название ValueSAP.

Самый известный продукт

Популярнейшим продуктом считается ERP система, которая позволяет управлять всеми ресурсами как внутренними, так и внешними. Она формирует единое информационное пространство для ввода, обработки и получения информации о деятельности внутри предприятия.

Благодаря продукту SAP R/3, предназначенному в качестве комплексной автоматизации на крупных предприятиях, корпорация быстро поднялась на уровень мировых лидеров и стала всемирно известным производителем ПО, позволяющего все процедуры автоматизировать, с помощью которых образуются бизнес-процессы.

В 2004 году компанией SAP была представлена программная платформа, называющаяся SAP NetWeaver 2004, в которую вошли следующие продукты:

  • Process Integration представляет собой решение по интеграции уровня предприятия.
  • Business Intelligence создает корпоративные хранилища данных, в часть которых входят бизнес-аналитики.
  • Enterprise Portal используется для портальных решений предприятия.
  • Master Data Management  ведет нормативную и справочную информацию по предприятию.
  • Knowledge Management — это платформа, позволяющая управлять знаниями.
  • Mobile Infrastructure, является платформой, позволяющей реализовывать приложения, с помощью которых для работы можно использовать мобильные устройств.
  • Application Server позволяет функционировать продуктам SAP NetWeaver и системы ERP или R/3.

Описание бухгалтерской программы SAP

Бухгалтерская программа SAP устанавливается только на предприятия крупного бизнеса, так как стоимость программного обеспечения иногда достигает 5% или 10% годового оборота компании, услуги по внедрению системы также достаточно высоки. И все же не смотря ни на что, крупнейшие корпорации предпочитают устанавливать именно эту систему.

Функциональные области программы SAP состоят из следующих модулей:

  • Модуль РР предоставляет возможность планировать и управлять такими видами производства, как дискретный и с непрерывным циклом;
  • Модуль MM позволяет управлять материальными потоками, в него входит справочник услуг и материалов, система закупок, включающая принятие заявок вплоть до поступления товарно-материальных ценностей, учитываются запасы по складам, сбор с последующим анализом всех необходимых материалов;
  • Модули AM и AA обеспечивают приход, учет, списание, износ и перемещение основных средств в структуре предприятия, таких как имущество предприятия по классах основных средств, также ведется налоговый учет основных средств;
  • Модуль FI отвечает за финансы;
  • Модуль РМ обеспечивает техническое обслуживание, а также дальнейший ремонт оборудования;
  • Модуль СО предусматривает контроль, с помощью которого реализовывается управленческий учет Он позволяет анализировать, при каких условиях возникает прибыль и убытки, а также анализирует места и причины прихода и расхода средств;
  • Модуль SD управляет системными процессами сбыта, позволяя выставлять счета, комплектовать и отгружать;
  • Модуль HR позволяет управлять персоналом, учитывать кадры, подбирать персонал и рассчитывать заработную плату.

Дополнения к пакету

Так как компания всегда старается вводить новшества, она предоставила следующие дополнения к пакету:

  • Open PS — это дополнение, служащее интерфейсом между Системой проектов и остальными внешними системами. Это дополнение позволяет обеспечить гибкость и свободу доступа к необходимым частям системы извне, а также с его помощью можно выполнять важные бизнес-операции;
  •  Internet и intranet-дополнения позволяют пользоваться корпоративными сетями, автоматически создавая экран для входа в систему каждому зарегистрированному пользователю. Это позволяет увеличить возможности ПО, создавая систему управления снабжением, в которой включено все: от заказчиков и до поставщиков сырья.

Видео: меню SAP ERP

Этапы внедрения

Внедрением называется процесс, позволяющий изменять деятельность предприятия, при этом он должен достичь поставленных целей в ограниченный период времени.

Обычно цели включают в себя:

  • получение руководством всей необходимой информации о состоянии текущих дел. Руководитель видит все необходимое практически в реальном времени;
  • рейнжиринг, являющийся улучшением бизнес-процессов (ненужные исключаются, а у полезных повышается эффективность).

Этапы внедрения подразумевают следующие действия:

  • подготовкапроекта – необходимость обследования деятельности предприятия в том случае, если это не было сделано заранее;
  • концептуальное проектирование – разрабатываются и согласовываются все предложения по улучшению деятельности;
  • реализация – необходимо привести организационную структуру в состояние, которое требуется;
  • заключительная подготовка – обучение ключевых и конечных пользователей;
  • переход к продуктивной эксплуатации с последующей поддержкой – нужно добиться согласованной и грамотной работы всех пользователей для того, чтобы достичь поставленных целей;
  • подготовка персонала в работе с программой с предоставлением необходимых материалов для изучения, в том числе и литература.
  • адаптация или настройка системы под специфику бизнеса.

19:05, 15 декабря 2016Партнерский материал

SAP S/4HANA — ERP-система нового поколения

detail_6ca9403fb56dd07dea219433f1456586.jpgФото: TeamIdea

Платформа HANA компании SAP — новое слово в архитектуре бизнес-систем. Все дело в технологии In-Memory, основанной на размещении всех данных и операций в оперативной памяти на уровне СУБД.

Система больше не нуждается в сотнях и тысячах разрозненных баз данных, ей больше не нужно тратить время на сопоставление и анализ — все данные содержатся в одном универсальном хранилище, которое обновляется здесь и сейчас. HANA основана как на транзакционном, так и на аналитическом подходе, то есть и на OLAP-, и на OLTP-технологии, и именно это позволяет решениям, основанным на этой платформе, выполнять вычисления и получать отчетность «на лету» — скорость доставки отчетности увеличилась в 1,8 тысячи раз.

Архитектура СУБД была полностью пересмотрена и теперь использует поколоночное хранение данных. Значительно сокращено количество таблиц. Для хранения данных по финансам и управленческому учету создана единая таблица, которая содержит всю необходимую аналитику по финансам и управленческому учету. Аналогичный подход используется и в логистике. Теперь можно строить всю необходимую отчетность непосредственно в ERP-системе. А еще платформа HANA экономит «железо» — ей нужно примерно в 10 раз меньше ресурсов для хранения данных. Это прямая экономия: не нужно покупать различные модули системы, платить отдельно за лицензирование, внедрение и сопровождение каждого из них. Принцип новой революционной ERP: все в одном. И как следствие — существенное повышение производительности системы. Словом, сплошная выгода!

Что нового в SAP S/4HANA? В первую очередь — уникальный интуитивно понятный интерфейс Fiori. Это единый интерфейс, доступный на любых устройствах, включая планшеты и смартфоны. Ролевой — то есть предусматривает реализацию так называемых факт-листов для разных должностей и разных участков. Работает не просто с данными, а с показателями KPI, то есть это не просто интерфейс, а монитор. Предусмотрен неструктурированный поиск по документам.

В новом интерфейсе расширена аналитика, введены различные аналитические разрезы. Аналитика позволяет собирать данные о PNL по подразделениям не в конце периода, как обычно, а в режиме онлайн. Новый учет основных средств позволяет сотруднику работать с перечнем основных средств, за которые отвечает лично он, видеть амортизацию в разрезе каждого основного средства. Количество НКС-объектов отражается уже на первом экране, показываются объемы основных средств, находящихся в эксплуатации, капитализированных и выбывших.

Особенно важно то, что интерфейс Fiori уже локализован для России вместе со всеми отчетами, с учетом всех особенностей российского законодательства.

Новое решение не просто покрывает все требования ERP-системы. Функциональность, которая раньше разворачивалась отдельно и требовала интеграции с ERP, теперь включена в состав системы, например аналитическая отчетность. Это особенно оценит финансовый отдел. Финансисты работают с S/4HANA Finance, решением, которое включает в себя глобальные изменения в ключевых областях финансового учета, в частности бухгалтерского и управленческого с обновленной функциональностью SAP Cash Management для управления наличностью.

В данном решении полностью пересмотрена архитектура SAP ERP, введена единая таблица с расширенной аналитикой. За счет оптимизации СУБД значительно ускорены транзакции и отчеты. Введены новые возможности казначейства — централизованное управление банковскими счетами, возможность ведения иерархии счетов, своевременный контроль остатков на счетах. Аналитические возможности позволяют прогнозировать — в горизонте от одного дня до года — как текущие денежные потоки, так и будущую ликвидность в режиме онлайн благодаря тому, что система всегда «знает» состояние текущих расчетных счетов, благодаря прямому соединению с системой банка (host-to-host соединение) и может анализировать все данные о своих запланированных платежах, поступающих платежах, будущих поступлениях и обязательствах. Оперативную отчетность можно получить прямо из ERP-системы в режиме онлайн.

Достигнута значительная экономия времени при закрытии финансового периода. Возможна процедура «мягкого» закрытия — функциональность, которая позволяет еще в течение отчетного периода запустить часть операций, увидеть результаты и проверить процессы. Скорость закрытия выросла в несколько раз, что стало возможным благодаря устранению пакетного ввода, непрерывной выверке внутри группы, прозрачному формированию финансовой отчетности, учету результатов (CO-PA), выверке позиций бухгалтерских документов, автоматизации рутинных транзакций, мониторингу процесса и другим инновациям. Доступны динамическое планирование, моделирование и прогнозирование, план-факторный анализ в режиме онлайн и детализация до корневой причины отклонений. Система предлагает доступ ко всем историческим данным, которые теперь не нужно загружать отдельно. Сокращение затрат на составление бюджета прогнозирования и сокращение периода создания новых отчетов составляет, по данным SAP, 36 и 48 процентов соответственно.

Важная часть системы, актуальная для ряда российских заказчиков, — блок «Центральные финансы», предназначенный для ведения оперативной групповой отчетности и управления финансами разрозненных юридических лиц, входящих в состав холдинга. В центральный компонент SAP S/4HANA Finance можно в режиме онлайн импортировать данные из различных финансовых систем холдинга на уровне отдельных документов и использовать их при консолидации отчетности.

Еще один важный блок — «Управление наличностью», — который предлагает новое управление банковскими счетами, мгновенный многомерный прогноз ликвидности по группе компаний, отчет о денежной позиции в режиме онлайн за счет Host-to-Host-соединения, встроенные планирование ликвидности и анализ отклонений, а также плановые и прогнозные сценарии для менеджеров по управлению денежными средствами для поддержки оперативного принятия решений. Можно в режиме онлайн построить прогноз ликвидности на базе текущих расчетных счетов и данных из ERP-системы или нескольких сторонних систем.

Почему все это так важно? Потому что благодаря новым возможностям и новому интерфейсу S/4HANA финансовые директора, которые не имеют достаточно времени на эффективное планирование и анализ, наконец-то получат и инструмент, позволяющий отвечать на принципиально важные вопросы бизнеса, и столь необходимый им временной ресурс, чтобы приносить бизнесу реальную пользу.

Первой компанией, где была внедрена платформа S/4HANA, стала, разумеется, сама компания SAP. Результаты оказались впечатляющими — снижение трудозатрат на управление денежными средствами на 58 процентов и сокращение затрат времени на получение отчетности — на 30 процентов.

Благодаря упрощенной модели данных, объединению компонентов финансового, управленческого учета в одну таблицу, которая называется универсальным журналом, и удалению индексных таблиц и таблиц агрегатов, а также дельта-книгам — дополнительным инструментам, которые позволяют параллельно вести учет по разным стандартам (МСФО, GAAP) значительно сокращаются требуемые ресурсы аппаратной платформы. Раньше основные средства необходимо было вести в одних операционных таблицах, управленческий учет — в других таблицах, финансовый учет — в третьих, данные по материалам — в четвертых и т.д. Чтобы получить отчет, система должна была «пройтись» по нескольким таблицам и осуществить поиск. Теперь это единый журнал с необходимой аналитикой — от финансовой до логистической вплоть до материалов. Документ сразу же записывается двумя строками (один по российскому учету, другой по МСФО). В едином учетном документе присутствует аналитика признака ведения параллельного учета. По данным проекта SAP, база данных ERP-системы, которая имела объем 593 Гбайт, за счет перевода на архитектуру HANA сократилась до 118 Гбайт, а после миграции на решение S/4HANA — до 42 Гбайт.

Существенное ускорение транзакций и отчетов при переносе кода в HANA достигается за счет акселераторов HANA и упрощенной архитектуры S/4HANA Finance, причем как благодаря устранению промежуточных таблиц (теперь вместо 11 таблиц нужно всего четыре), так и на уровне транзакций — часть кода перенесена на уровень СУБД HANA. Потенциальное ускорение по данным SAP составляет около 30 раз, но это не предел. Например, в компании «Газпром Трансгаз Беларусь» был осуществлен переход всех подразделений к единой системе нормативно-справочной информации, автоматизированы процессы планирования и учета технического обслуживания и ремонта оборудования, а также капитального строительства. Это позволило ускорить расчеты и повысить организационную дисциплину, сократить согласование платежей филиалов до одного дня. Производительность отчетов в компании «Новолипецкий металлургический комбинат» выросла ориентировочно в тысячу раз. Можно не сомневаться в том, что для компаний, которые перейдут на SAP S/4HANA, рост производительности будет еще выше.

Внедрение SAP S/4HANA — это реальный способ построить идеальное предприятие с идеальной системой управления, и это не просто громкие слова. Платформа SAP S/4HANA дает возможность своевременного анализа данных на основе актуальных показателей, позволяет избежать любых расхождений и отклонений, ликвидирует все проблемы детализации, позволяет обрабатывать процессы в реальном времени, планировать и прогнозировать бизнес в режиме онлайн, используя полные исторические данные предприятия.

Преимущества SAP S/4HANA очевидны — простой интерфейс пользователя, универсальная функциональность, работа на любом устройстве, масштабируемость, аналитика в режиме реального времени и процессы реального времени — закрытие периода за один день, встроенное планирование и обеспечение требований законодательства.

Для среднего бизнеса, который не может позволить себе тратить существенные средства на IT-персонал, важна возможность использования облачных версий функциональных решений, оплачиваемых по подписке. Для России особенно важна полная локализация решения, включая локализацию интерфейса и всех нововведений S/4HANA.

Для существующих клиентов SAP ERP решение о переходе на S/4HANA, конечно, должно быть обосновано. Казалось бы, можно не торопиться — поддержка SAP ERP будет продолжаться до 2025 года. Но производительность S/4HANA, более умная технология, отсутствие дублирования данных между различными модулями, работа в реальном времени, более простой ландшафт системы, сокращение затрат и расширение функциональности, новые возможности аналитики и возможности обработки большого объема данных станут для заказчиков огромными плюсами. Возможности поддержки со стороны SAP и компаний-партнеров включают полный набор сервисов, которые сделают процесс перехода менее рискованным для бизнеса.

Сейчас такие российские компании, как «Таргин», «Мегафон», «Аэроэкспресс» переходят на S/4HANA. Нет сомнений, что за ними последуют и другие лидеры бизнеса, потому что за технологиями HANA и S/4HANA — будущее.

Статья подготовлена по материалам TeamIdea

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий