SharePoint — что это за программа? Как пользоваться программой SharePoint?

Мы рассмотрели, что такое SharePoint, а теперь рассмотрим пару общих применений. SharePoint — это платформа для совместной работы с другими членами команды. Это часто корпоративные команды, но они не обязательно должны быть. Некоторые не связанные с бизнесом приложения для SharePoint включают:

  • Спортивные команды могли использовать календарь, чтобы опубликовать расписание игр, и библиотеку документов для хранения видеороликов.
  • Книжные клубы могут размещать ссылки на книгу следующей недели, в то время как письменные группы могут принимать предложения и комментарии к критике.
  • Группы добровольцев, планирующие проект восстановления, могут создать план с заданиями и сроками.
  • Район, в котором продается ярд, может публиковать объявления о новых участниках или элементы списка и цены в общем файле Excel в библиотеке документов.

Конечно, все это возможно с другими приложениями и службами, но SharePoint объединяет их все в одном месте, используя веб-интерфейс, используемый в Windows, MacOS и Linux; Приложения Android и iOS также доступны. Кроме того, приложения Microsoft Office могут захватывать файлы непосредственно из SharePoint, делая загрузку и загрузку.

В следующих разделах мы создадим новое пространство SharePoint, а затем пройдем шаги по нескольким общим функциям: обмен файлами, создание простых веб-страниц и добавление функциональных виджетов на эти страницы.

Как создать сайт SharePoint

Вам понадобится пара вещей, прежде чем вы сможете создать свой сайт:

  • Во-первых, вам потребуется доступ к учетной записи Office 365, но не только к любой учетной записи. Это должен быть бизнес-аккаунт, поскольку SharePoint не включен в учетные записи пользователей.
  • Вы также должны быть администратором для создания сайта самостоятельно. Если вы этого не сделаете, вы всегда можете попросить своего дружелюбного администратора создать его для вас.

Создание сайта SharePoint — это простой вопрос:

  1. Войдите в Office 365 в качестве администратора, затем выберите SharePoint из меню приложения в левом верхнем углу.

    how-to-use-sharepoint.jpg

  2. В меню страницы выберите + Создать сайт кнопка.

  3. Выбрать Сайт команды в следующем диалоговом окне. (Коммуникационные сайты в основном предназначены для публикации объявлений и другого контента.)

  4. Выберите начальный проект для своего сайта. Это заполнит его каким-то стартовым контентом — не беспокойтесь, вы всегда можете настроить их позже.

  5. Предоставьте подробную информацию о своем сайте, включая его имя и описание.

  6. Выбрать Конец для завершения настройки. SharePoint будет работать в фоновом режиме для создания Сайта, но вы увидите его прогресс во всем.

    how-to-use-sharepoint-1.jpg

Теперь, когда у вас есть свободное пространство, у вас будет некоторая функциональность, доступная прямо из коробки (показано выше), в том числе:

  • Диалоги: Частные доски объявлений для вашей группы.
  • документы: Вы можете делиться файлами здесь. Этим будут пользоваться функции управления версиями и регистрации / выезда, которые мы описали при представлении SharePoint.
  • OneNote Ноутбук: Ваши товарищи по команде могут сотрудничать с этим ноутбуком OneNote, создавая и добавляя страницы.
  • Страницы сайта: Позволяет создавать пользовательские веб-страницы для вашей команды.

Совместное использование файлов с использованием библиотеки документов по-прежнему очень распространено для сайтов SharePoint. Давайте посмотрим, как это сделать.

Как использовать библиотеки документов SharePoint

Библиотеки документов содержат папки и файлы и работают так, как вы ожидали. Использование библиотеки документов:

  1. Выберите документы ссылку в левой навигации.

  2. Выберите + Новый для добавления новых элементов, таких как папки или файлы Microsoft Office. Кроме того, вы можете перетаскивать другие файлы в текущую папку библиотеки; они не должны быть файлами Office.

    how-to-use-sharepoint-2.jpg

  3. Выберите файл Office, чтобы открыть его в соответствующем веб-приложении. Выбор не-Office-файла сделает одно из трех:

    • Откройте его для предварительного просмотра, если это удобный для веб-формата формат, например изображение или PDF;
    • Открыть в соответствующем приложении, если вы используете Windows (который знает, как разговаривать с SharePoint);
    • Загрузите его на свой компьютер, где вы можете открыть его с помощью соответствующей программы.
  4. В то время как современные веб-приложения позволяют редактировать файл вместе с коллегой одновременно, у вас все еще есть возможность «проверить» файл. Выберите файл (ы), выбрав в левом столбце галочки, затем выберите меню переполнения вправо. Проверять, выписываться опция запрещает кому-либо сохранять новую версию файла во время работы над ним; другие пользователи все равно могут загрузить копию и работать над ней, но они не могут создать новую версию до тех пор, пока вы ее не сохранили и не «проверили».

    how-to-use-sharepoint-3.jpg

Как создать страницы сайта SharePoint

Страницы сайта SharePoint позволяют создавать веб-страницы с текстовой и графической информацией. Основное различие заключается только в том, что только члены вашего сайта смогут увидеть их, когда они войдут в систему, что делает его небольшой частной интрасети. Чтобы создать новые страницы на своем сайте SharePoint:

  1. Выбрать страницы из левой навигации.

  2. В верхней строке меню выберите + Новый, затем выберите один из типов страниц:

    • Страницы в Wiki не требуют пояснений.
    • Страницы сайта это пустые страницы, которые вы можете создать только из названия.
    • Страницы веб-частей предоставьте некоторые предопределенные макеты, разработанные, чтобы позволить вам загружать всевозможные гаджеты, стиль панели инструментов.

    how-to-use-sharepoint-4.jpg

  3. После создания откроется страница для начала редактирования. Вы можете начать с присвоения ему имени. Дополнительный контент поставляется в виде веб-частей, которые мы рассмотрим ниже.

    how-to-use-sharepoint-5.jpg

  4. Выбрать Публиковать чтобы ваши изменения были доступны коллегам.

  5. Ваши страницы доступны из страницы в левой панели.

  6. Вы можете просмотреть существующие страницы, а затем выбрать редактировать в меню.

    how-to-use-sharepoint-6.jpg

Как добавить веб-части в страницы SharePoint

Одной из замечательных особенностей SharePoint являются веб-части, которые вы можете вставлять в свои страницы. Даже если вы хотите добавить простой текст и графику, вам нужно сначала добавить веб-часть, чтобы ее удержать; эти виджеты могут включать такие элементы, как «Ленты новостей», каталог членов команды или списки последних действий на Сайте. Если вы создали страницу в вышеуказанных шагах, добавьте к ней веб-часть, выполнив следующие действия:

  1. Выберите страницу, затем введите ее в редактировать как описано выше.

  2. Вы можете добавить веб-части на страницу в местах, где плюс (+) появляется знак. Выберите эту кнопку, когда она появится, и всплывающее меню покажет вам список доступных веб-частей. Вы можете просмотреть весь список или выполнить поиск по ключевому слову.

    how-to-use-sharepoint-7.jpg

  3. После выбора веб-части он будет вставлен на страницу для вас.

  4. На этом этапе вам необходимо настроить веб-часть. Для чего-то вроде галереи изображений, изображенной на рисунке ниже, выберите Добавить изображения чтобы выбрать изображения, которые вы хотите отобразить.

    how-to-use-sharepoint-8.jpg

  5. Выбрать Публиковать чтобы ваши изменения были доступны коллегам.

Хотя домашняя страница создается автоматически для вас, она по-прежнему является страницей, как и любая другая, и вы можете заполнить ее веб-частями до вашего сердца.

Установка и использование приложения «Задачи»

Все становится очень интересным, когда вы добавляете Программы на ваш сайт. Они выходят за рамки функциональности веб-частей и включают такие вещи, как блоги или пользовательский список, который похож на небольшую базу данных. Мы рассмотрим приложение «Задачи», которое позволяет вам настраивать для своих членов команды, назначать их и отслеживать их завершение. Чтобы добавить задачи на свой сайт SharePoint:

  1. На домашней странице сайта выберите + Новый , затем выберите Приложение.

  2. Появится страница с набором доступных приложений. Выберите тот, который вы хотите.

    how-to-use-sharepoint-9.jpg

  3. Теперь он появится в Содержание сайта экран, который вы можете увидеть, выбрав его в левой навигационной панели. Возможно, вам понадобится выполнить настройку, например, некоторые из веб-частей, но с помощью «Задачи» все готово для начала делегирования.

    how-to-use-sharepoint-10.jpg

SharePoint имеет гораздо больше возможностей, чем перечисленные здесь. Но используя только эти, вы можете создавать очень функциональные и совместные сайты для друзей и коллег.

fit_960_530_false_crop_1100_600_0_0_q90_2_4d215bccbd.jpeg

Если вы хотите использовать Microsoft SharePoint, то можете скачать данное программное обеспечение бесплатно. Мы расскажем вам, где и как это можно сделать.

favicon-180x180.png

SharePoint: какие версии я могу скачать?

SharePoint-Server-2016.jpg
скачиваем SharePoint 2016
  • В настоящее время коллекция программных продуктов и компонент SharePoint доступна в версии 2016 года. Версия SharePoint Foundation является абсолютно бесплатной, но функциональные возможности у нее имеют некоторые ограничения.
  • Гораздо больше возможностей вы получаете в платных версиях SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise. Лизензия стоит несколько тысяч долларов за одного пользователя, а другие сервисы также будут стоить вам дополнительных денег.
  • Помимо SharePoint 2016 вы можете скачать и такие предшествующие продукты, как SharePoint 2013, SharePoint 2010, SharePoint Server 2007, SharePoint Portal Server 2003 и SharePoint Portal Server 2001.

Скачиваем SharePoint: здесь вы найдете все версии

  • На этой странице вы можете скачать SharePoint Server 2016 напрямую у разработчиков. Выберите нужный язык и нажмите на кнопку «Скачать».
  • Если вы ищете другие версии или дополнительное программное обеспечение, воспользуйтесь Microsoft-поиском. Кликните в верхней части веб-сайта на символ лупы и введите свой поисковой запрос с номером версии (например, 2016), а затем перейдите по предлагаемой ссылке на нужный раздел для скачивания.
  • Получить доступ к SharePoint можно также через SharePoint-приложение для Windows 10 из Магазина Microsoft. Здесь вы можете управлять вашими проектами с помощью наглядного функционала даже из дома.

Скоро мы расскажем вам о лучших альтернативах SharePoint.

Поделиться ссылкой

Основной задачей внутриорганизационного пространства является качественный и оперативный обмен информацией. Чтобы взаимодействие между сотрудниками было продуктивным, компьютерные корпорации работают над созданием удачной платформы, которая отвечала бы за эту задачу. Помимо всех остальных, к этому вопросу серьезно подошла корпорация Microsoft со своим продуктом SharePoint. Что это за программа?

Что такое SharePoint?

Как вы уже поняли, мы разберемся с Microsoft SharePoint. Что это за программа, каковы её необходимость и преимущества? Итак, это комфортная программа, отвечающая за организацию продуктивности между сотрудниками компании. Благодаря платформе, создается портал внутри корпорации, который и служит единым связующим центром коммуникации работников, а также местом хранения служебной информации.

1118034.jpg

Для чего нужен SharePoint?

В общей сложности мы разобрались с MS SharePoint: что это, и что с этим делать. Теперь посмотрим, для чего же нужна эта программа. Когда внутренний коммуникативный портал создан, программа позволяет нам организовывать общую систему для совместной обработки документов и проектов. Сейчас есть возможность создания онлайн-площадки для коммуникации, автоматизации рабочих процессов и решения подобных заданий.

Что такое SharePoint Designer?

Одной из составляющих данного проекта является SharePoint Designer. Что это за программа и для чего она нужна, мы разберемся далее. Мы поняли основную цель работы SharePoint. Что это за программа, нам известно. Но, как показывает практика, не все средства работают в полном объеме, а поэтому приходится расширить ограничения.

Чтобы работа с веб-узлами была полноценной, используют веб-редакторы. SharePoint Designer помогает осуществлять пошаговую быструю настройку:

  • использования шаблонов;
  • наполнения модульными составляющими;
  • необходимого оформления;
  • качественного дизайна и т.д.

Эта программа содержит все необходимое, что поможет быстро начать работу с веб-узлом. При этом все просто, поэтому нет необходимости знать сложные коды. Нужно лишь иметь общее представление о средствах визуального проектирования.

Несмотря на то что SharePoint Designer относится к общему семейству корпорации, софт не найти в поставке стандартного комплекта Office. Поэтому, если возникла необходимость в этой программе, придется приобрести её отдельно. Кстати, бесплатно её также можно получить, но лишь на испытательный срок.

Цели и задачи

Как мы уже поняли, SharePoint Designer относится к стандартным незамысловатым веб-редакторам, а поэтому его функции и задачи также достаточно знакомы:

  • формирование HTML-страниц;
  • создание ASPX-страниц;
  • работа с веб-приложениями;
  • управление веб-сайтом.

Чтобы процесс был корректным, для работы с веб-узлами необходимо соединение с сервером, где уже работают службы SharePoint. Если же ваша задача состоит в том, чтобы сформировать страничку HTML или ASPX, то в принципе подключение к серверу можно не использовать. Единственный момент — по завершении работы нужно будет загрузить все файлы.

Основные принципы

Работа с данной программой, как уже говорилось, достаточно проста. Вначале вас встретит элементарный интерфейс, и интуитивно вы разберетесь с дальнейшими действиями, если, конечно, вы когда-то работали с веб-редактором.

Следующее, что вам потребуется, – это ввод текста. Для вас уже представлены некоторые кодовые комбинации, подходящие для оформления HTML. В основном же конструктор ничем не отличается от уже известных.

Программа позволяет добавлять элементы оформления: теги и серверные элементы. Несмотря на то что различие в этих составляющих все-таки есть, способ ввода каждого из них в текст не отличается. Кстати, вставлять элементы можно с различной конфигурацией, параметрыы можно выбрать в контекстном меню. После оформления проекта его можно предварительно просмотреть и сохранить.

Что такое SharePoint Workspace?

Следующим компонентом является SharePoint Workspace. Что это за программа и каково её предназначение? Данный софт был выпущен в 2010 году корпорацией Microsoft и пришел на замену Microsoft Office Groove 2007. Программа представляет собой приложение, которое осуществляет оперативный доступ к библиотекам документов и другим службам SharePoint днем и ночью.

Новая версия старого софта получилась более интерактивной и гибкой. Работать с приложением можно независимо или в паре с SharePoint Server. Если разобраться с SharePoint Workspace, что это и для чего, то основная задача ясна: синхронизация контента на ПК с документами и списками в реальном времени. В отличие от прошлого компонента, отвечающего за дизайн, данный служит больше коммуникативной платформой на уже созданных ранее областях или сайтах.

Возможности

Итак, предмет нашего рассотрения — Microsoft SharePoint Workspace. Что это, мы уже знаем, а потому осталось разобраться с возможностями, которые предоставляет для нас этот софт. Прежде всего это оформление рабочих областей, разделенных на несколько типов:

  • SharePoint;
  • Groove;
  • область общих папок.

Первый вариант отвечает за синхронизацию сразу двух направлений напрямую, без какой-либо обработки. Работа осуществляется с библиотеками контента и списками на отдельном ПК. Следующая область рассчитана на полнофункциональный процесс между всеми сотрудниками. При этом данная среда считается наиболее безопасной. Третий вариант рассчитан на поддержание и функционирование доступа сотрудников к папкам ОС.

Следующие возможности предоставляют простую установку и запуск без сторонней помощи. При этом, начиная совместную работу, стоит учитывать, что софт функционирует как в подключенном, так и в автономном режиме. Также, благодаря автоматической синхронизации, для вас будет доступен возврат к последним версиям документа.

Выходит, что службы SharePoint (что это за программа, вы уже знаете) поддерживают следующие процессы:

  • оптимизация;
  • интеграция;
  • простой пользовательский интерфейс;
  • обмен сообщениями;
  • поиск контента;
  • безопасный режим и многое другое.

Конечно, это далеко не все функции, которые доступны для пользователей.

Ошибки настройки

Пришло время поговорить об ошибках настройки Microsoft SharePoint. Что это нам даст? Возможно, данный раздел ничем вам не поможет, но все-таки, если вы столкнетесь с данной проблемой, то у вас будет решение. Из-за того, что данный софт очень сложный и многофункциональный, пользователям так или иначе приходится сталкиваться с ошибками.

  1. Не экономьте! Очень важно, чтобы приложение имело большой запас объема памяти, так как некоторые функции могут перестать работать.
  2. Правильное использование сервера Microsoft SQL. Желательно, чтобы данный «сотрудник» нашел себе отдельное место на физической системе и не делился ни с кем ресурсами.
  3. Учитесь самостоятельности! Частенько многие ошибки связаны с использованием мастера настройки фермы. Этот товарищ имеет много недостатков и частенько провоцирует систему к сбоям.
  4. Внимательность при создании веб-приложений контента. Проблема связана с использованием неверного URL. Чтобы избежать подобного рода ошибки, лучше пошагово документировать все настройки веб-приложения.
  5. Не используйте одну учетную запись. Это одна из оплошностей, из-за которых может пострадать система безопасности. Чтобы избежать этого, лучше не зацикливаться на одной учетной записи.
  6. Сохранение! Помните, что по умолчанию в приложении должно присутствовать сохранение настроек базы данных. Так вы обезопасите себя от ненужных потерь.

Конечно, существуют еще и другие ошибки, связанные с настройкой приложения.

Эффективное использование

Мы разобрались с SharePoint (что это за программа, мы также знаем). Теперь рассмотрим, где наиболее эффективно будет вести себя софт. Если говорить о сферах, то приложение подойдет для:

  • руководства;
  • маркетинга и рекламы;
  • IT-технологий;
  • пользователей;
  • администраторов.

Итак, руководство с помощью SharePoint сможет согласовывать стандарты, следить за календарем встреч и установкой задач. Также есть возможность регистрировать идеи, формировать аналитику и напрямую общаться с коллегами.

Рекламщики благодаря приложению могут создавать презентацию бренда или организации в Сети, проводить внутреннюю рекламу для сотрудников, а также коммуницировать с партнерами и заказчиками.

Айтишники могут работать с порталом обслуживания юзеров, распределять, учитывать и анализировать отзывы пользователей, централизованно управлять порталом, использовать созданные шаблоны.

Обычные пользователи могут иметь доступ к служебной информации, общаться с коллегами, оформлять заявки и вести документооборот.

Администраторам доступен учет корреспонденции и документов, оформление визиток, вызов транспорта и такси, создание брони на билеты, отели, конференц-залы и прочее.

В общем, как показывает практика, в крупных компаниях рады тем, кто уже не раз сталкивался с SharePoint и его компонентами.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий