Разделяй и властвуй: 14 бесплатных сервисов для управления маркетинговыми проектами

BIM-doklad.png

Совсем недавно мы выступили с докладом “Три программных продукта для управления строительными проектами” на BIM-завтраке. Организатором выступили парни из BIM.by. В ходе короткого 20 минутного доклада Александр Кольцов рассказал о личном опыте применения программ для управления строительными проектами.

  1. Trello для управления потоками задач (закупки, подготовка коммерческих предложений, управление узкими ресурсами)
  2. Oracle Primavera для работы в крупных и уникальных проектах, требующих управления по методу критического пути.
  3. Собственная разработка, позволяющая контролировать себестоимость строительного проекта и объединить работу подразделений.

По ссылке вы можете скачать pdf-версию презентации. Слайды и саму презентацию можно пролистать ниже.

Я хочу рассказать о трех программных продуктах, которые я лично использовал в применении к строительной тематике. Все эти продукты сильно отличаются, но отлично дополняют друг друга. Я начну, пожалуй, с самого простого и удобного, на мой взгляд – Trello.

Trello – программа для управления задачами по принципу Kanban

Те из вас, которые работали в ИТ-сфере или плотно взаимодействуют с ней, наверняка знают о Канбан. Если нет, то я кратко расскажу что это.

Slayd7.jpg

Канбан – это подход по управлению задачами по принципу “точно в срок”. Канбан доска – это плоскость, которая разделена на несколько столбцов, каждый из которых – это статус задачи. Статусы могут быть: “В ожидании”, “В работе”, “Завершено”. Можно добавлять свои собственные статусы. Объект управления в применении к Канбан – это карточка, которая может являться заявкой, документом, вопросом и проектом. Взглянув на доску, вы всегда знаете, какие объекты управления находятся в каком статусе. Посмотрите на скриншоты.

В моем случае мы использовали Канбан для:

  • управления работами по подготовке коммерческих предложений (системы пожарной сигнализации)
  • управления загрузкой “узких” специалистов: закупщик, сметчик
  • управления процессом подбора персонала
  • контроля оплаты счетов
  • контроля решения орг.вопросов, которые не относятся к конкретному строительному объекту, но тем не менее требуют управления.

Slayd4.jpg

Конкретно Trello удобен тем, что:

  • позволяет вести множество независимых досок;
  • создавать независимые команды (только ПТО, вся организация, только топ-менеджеры и пр.)
  • позволяет сотрудникам легко общаться внутри карточки (комментарии, уведомления, документы, чек-листы и пр.)
  • совершенно бесплатный.

Ссылка на приглашение.

Применимость Канбан доски:

  • задачи требуют управления по стадиям;
  • задачи с большим числом коммуникаций со смежными подразделениями
  • задачи конкретного сотрудника, который является “узким горлышком” в компании.

Не работает Канбан в случае:

  • вам нужна календарно-сетевая логика. Здесь подойдет Oracle Primavera, MS Project Server или аналог.
  • вам нужно оценить загрузку ресурсов. Также требуются иные решения.
  • вам нужно управлять стоимостью. Выбирайте иной продукт.

Oracle Primavera для управления сложными проектами

Slayd10.jpg

Про этот программный продукт я уже рассказывал подробно много раз. В целом сильная платформа, которая позволяет управлять ресурсами, сроками, стоимостью сложного и уникального проекта. Чтобы понять суть Oracle Primavera, нужно посмотреть на скриншот.

Slayd12.jpg

Отлично видно, что программа позволяет:

  • декомпозировать проект на части (WBS) и задачи.
  • каждую задачу описать дополнительными параметрами (трудоемкость, предшественники и последователи, ограничения по срокам и т.п.)
  • построить календарно-сетевую модель (метод критического пути)
  • оценить потребность проекта в финансировании и т.п.

Primavera – сильный программный продукт, который умеет решать сложные задачи, но есть несколько ограничений, которые я выявил на практике:

  • вам нужно иметь всю необходимую информацию об объекте строительства (сметы, чертежи, выработка ресурсов, список подрядных организаций и пр.). Часто это невозможно.
  • вам нужно постоянно работать и поддерживать целостность и актуальность графика производства работ. Это титанический труд, поверьте. Если в компании нет квалифицированных календарно-сетевых планировщиков, то эта работа заглохнет через месяц или даже раньше.
  • очень сложно заставить организацию использовать результаты, которые предоставляет Primavera. Это не проблема самого продукта, но тем не менее означает, что “включить и получить результат” у вас скорее всего не получится.

Мы использовали Oracle Primavera для работы на таких объектах:

  • белорусская АЭС;
  • завершение строительства жилого комплекса в пос.Сенница (Минский район);
  • демонтаж А/В Восточный
  • объекты административного назначения.

Применимость Oracle Primavera для управления строительными проектами:

  • уникальный объект, управляемый по методу критического пути;
  • либо серия типовых крупных проектов с небольшим числом отклонений (типовые нефте-перерабатывающие заводы, например)
  • либо у вас штат инженеров, которые готовы постоянно заниматься только инженерной подготовкой (5-10 человек).

Не применяется:

  • в проектах с большим числом форс-мажоров, изменений;
  • в проектах с мультивалютностью (выручка в долларах, расходы в рублях и долларах, например)
  • в проектах, которые требуют синхронизации со складом, закупками, финансистами и пр.

Гетруда – наша собственная разработка

Мы делаем свой продукт для строительной отрасли. Кодовое название “Гертруда”. У нашего продукта есть 2 ключевых особенности:

  • позволяет управлять себестоимостью вашего строительного проекта;
  • объединяет работу подразделений: склад, закупки, финансы, ПТО.

Сейчас продукт находится в разработке и мы ищем клиента, который заинтересован в работе с нами и выступить “пилотным” пользователем.

Функциональные возможности Гертруда для управления строительными проектами:

  • расчет внутреннего графика производства работ (управленческий)
  • расчет внешнего графика производства работ (по контракту)
  • сбор информации с площадки о выполненных объёмах работ
  • расчет текущей рентабельности проекта, построение отчета
  • управление заявками на закупку материалов, оборудования и пр.
  • учет поступлений денег от клиента.

Применимость Гертруда:

  • строительный проект с большим числом изменений;
  • успех объекта зависит от качества координации работы смежных подразделений;
  • без ограничений по масштабу проекта;
  • проекты с разной валютой выручки и затрат;
  • подходит для компаний с небольшим бюджетом на автоматизацию (мы предлагаем облачное решение по подписке)

Не применимость нашего продукта:

  • использование метода критического пути;
  • оценка загрузки ресурсов.

Сравнение программных продуктов для управления строительными проектами

Я кратко сравню предложенные продукты между собой, чтобы у вас была возможность оценить их совместно. В критериях сравнения не будет стоимости самого ПО, т.к. это зависит от множества факторов.

Сравнивая продукты, я делаю акцент на те функции или качества, которые реально нужны именно строительной отрасли. В связи с этим, я предложил следующий набор критериев:

  • учет поставок материалов, складских остатков
  • работа с загрузкой ресурсов (люди, материалы, механизмы)
  • независимая работа с выручкой и себестоимостью
  • работа с документацией
  • возможность внести данные прямо со строительной площадки
  • лицензиремость программного продукта
  • интерфейс на русском языке

Удачи.

++++++++++++++++++++++++++++

Или скачать бесплатно Руководство PMI PMBOK – Project Management Body of Knowledge .

OpenProj — бесплатный аналог MS Project

Open Workbench — бесплатная программа управления проектами для Windows

Gnome Planner — компонент Gnome Office для управления проектами

Разработчики Gnome Planner также не торопятся с выпуском новых версий своей системы управления проектами. Последняя из них, для работы под управлением Windows, была собрана в конце 2006 г. По возможностям Gnome Planner находится на уровне GanttProject, но функционирует немного быстрее. Для использования Gnome Planner for Windows понадобится установить библиотеку GTK+, имеющуюся, например, на сайте GIMP for Windows.Когда эта программа работает под управлением Windows, то имеет те же ограничения, что и другие приложения, написанные на GTK+. Например, функции копирования вставки и замены приходится использовать через контекстное меню мыши или систему меню приложения.

Стиль нашей работы сильно изменился с 1984 года, когда был впервые запущен Microsoft Project.

Посмотрите, скажем, на возможности современных мобильных устройств. Все больше людей работают дистанционно, вне офиса, на различных устройствах и платформах, например при помощи смартфонов, планшетов или вездесущих iPad, которые совершенно несовместим с Microsoft Project. Сегодняшним работникам необходим доступ к проектным данным и обновлениям статуса, независимо от того, где они физически находятся или какое устройство используют. Кроме того, им необходим простой, лёгкий в использовании интерфейс, принимаемый большим количеством пользователей.

Ещё одним примером является требование сотрудничества с другими работниками в реальном времени. Современные социальные и облачные технологии создали необходимость общения, просмотра и обмена данными в реальном времени. Так как сейчас так много работы выполняется в командах, большому количеству людей необходимо просматривать или сообщать о текущем статусе проекта, независимо от того, работают они в компании или нет.

И наконец, давайте посмотрим на стоимость программного обеспечения. Как уже отмечалось, облачные технологии и программы как услуги создали новые, основанные на подписке, модели оплаты и устранили необходимость в дорогостоящем локальном оборудовании, ИТ-поддержке для обновлений и устранений неполадок, а также необходимость оплачивать растущие лицензионные сборы. По мере того, как компании анализируют важность простого сотрудничества в реальном времени и существующие издержки по владению используемыми инструментами, всё более однозначной становится выгода от поиска какой-то альтернативы. Поскольку инструменты по управлению проектами являются одними из самых необходимых в любой компании, наряду с системами управления взаимоотношениями с клиентами и системами автоматизации управления персоналом, компании начинают переосмысливать выбор Microsoft Project в качестве лучшего инструмента. Им всё ещё нужны многие из функций Microsoft Project, которым они привыкли доверять, но в то же время им необходимо соответствовать требованиям своих сотрудников и рабочей среды.

Любой может подписаться на бесплатную пробную версию и посмотреть, как работает Smartsheet, взяв за основу указанные выше критерии и рекомендации, не беря на себя никаких обязательств. Ниже указано, как это можно сделать.

Менеджеры проектов заняты управлением. Они занимаются огромным количеством дел от планирования до завершения. Это вызов, временами даже трудный. Однако в чем-то они чувствуют себя даже счастливыми: рынок предлагает столько сервисов для управления, что больше сложностей вызывает выбор самого инструмента, а не непосредственное управление.

Кто сталкивался с проектами, наверняка слышал и даже пользовался популярной программой MS Project. Реалии же таковы, что даже популярное и распространенное программное обеспечение не всегда отвечает потребностям. Причины различны: слишком сложно для понимания, неэффективно, высокая стоимость, отсутствие необходимых функциональных возможностей, т.д. В таких случаях менеджеры ищут альтернативу MS Project. К счастью, найти такую альтернативу не проблематично.

В статье речь пойдет об онлайн диаграмме Ганта GanttPRO как об эффективном аналоге MS Project. И вот почему мы это утверждаем.

Быстрая и легкая регистрация

Что отпугивает пользователя от программного обеспечения? Начальные шаги – регистрация. Если вы вынуждены заполнять поля информацией, которую вы считаете незначительной или же избыточной, вряд ли вы продолжите знакомство с продуктом.

Чтобы зарегистрироваться в нашем аналоге MS Project, нет никакой необходимости вносить рабочий email или телефонный номер, название компании и ее размер. Для регистрации вам нужно использовать ваш почтовый ящик либо же учетную запись Facebook, Google+ или LinkedIn. Этого достаточно. Затем вы сразу же приступаете к планированию и управлению задачами в альтернативе MS Project.

Avtorizatsiya.png

Интуитивно-понятный интерфейс

Знакомство с интерфейсом происходит сразу после регистрации. У каждого свое представление о том, как все должно выглядеть. Но что действительно важно для большинства, так это простота и интуитивность . Пользователи MS Project знают, как сложно в нем разобраться. Для этого потребуется потратить время.

Наш аналог MS Project – это как работать в удобном рабочем кресле после неудобного стула в зале для собраний. Это ощущение, когда все удобно и привычно. За это менеджеры и полюбили альтернативу MS Project.

Чтобы разобраться в аналоге Microsoft Project, пользователю нужно буквально несколько минут. Кнопки, опции и сама диаграмма Ганта выглядят приятно, а функционал – интуитивно-понятно.

Прост в использовании

Хотели бы вы пользоваться приложением, весьма даже мощным, но при этом простым в использовании? Если вы работали с MS Project, вы знаете, что эта программа не самая простая. В ней можно запутаться. А ведь простота в использовании — ключ к широкому распространению: чем проще настройки и функционал, тем больше пользователей выберет сервис для работы.

В аналоге Microsoft Project вы и ваша команда работаете сразу, даже при первом использовании.

Что же подразумевает эта простота? Вы легко найдете необходимые функции, никаких «А что эта за функция» и т.д. Все, что нужно в управлении, вы интуитивно найдете в этом аналоге MS Project. Устанавливайте зависимости между задачами, перетаскивайте их, устанавливайте вехи, критический путь , просматривайте историю изменений, восстанавливайте предыдущие версии – несколько кликов, и эти функции уже используются.

Zadachi.png

Все ваши действия на одном экране

В работе над проектом все должно быть под рукой. Не где-то в другой опции, кнопке или экране.

В нашей альтернативе MS Project у менеджера все находится на одном экране. Задачи, прогнозы, ресурсы, шаги, изменения и участники, их сделавшие, — все в одном месте прямо перед вами.

Удобная совместная работа с командой

Совместная работа в MS Project сложна. Чтобы в полной мере использовать функции, участникам проекта нужно приобретать лицензию.

В нашей альтернативе командная работа комфортна. Вы оставляете комментарии, прикрепляете файлы, приглашаете участников, просматриваете историю изменений в реальном времени – возможности взаимодействия обширны.

К примеру, когда вносится изменение, появляется соответствующее моментальное оповещение в правом верхнем углу экрана. Таким образом, менеджер и команда всегда будут осведомлены об активности.

Экспорт в популярные форматы, включая PNG

Графики менеджерам нужны всегда и везде. Причины различны: чтобы полностью контролировать процессы, иметь возможность показать всем на собрании или включить в доклад для участников. В этом случае помогает функция экспорта.

Оба инструмента имеют эту функцию . GanttPRO, будучи альтернативой MS Project, экспортирует же в 4 популярные формата: XLSX, PNG, PDF или XML. И все это в один клик.

Вы также можете включить вашу диаграмму Ганта в презентацию или любой другой мультимедийный файл. В результате ваши клиенты и команда всегда осведомлены о прогрессе.

E%60ksport.png

Легкий импорт из популярных форматов с большим выбором опций

Вы уже начали управление в MS Project, но хотели бы продолжить в другом сервисе? В наш аналог вы с легкостью импортируете уже начатый график из .mpp формата . Это удобно: вы импортируете, не теряя при этом данные, и дальше продолжаете работу.

Это не все. Импорт в GanttPRO также возможен из форматов .xlsx, .xls и.csv .

Примечание : Импорт возможен в двух инструментах. В этом пункте мы делаем акцент на легкости и удобстве .

Import.png

Наш аналог MS Project легко позволяет делиться вашим планом с кем угодно. Вы предоставляете различные права доступа – просмотр или просмотр и редактирование. Никаких лицензий или любых других сложных шагов – просто введите email или используйте ссылку.

В любой момент вы можете закрыть доступ к диаграмме двумя способами: нажав OFF или «Сгенерировать новую ссылку». При этом по предыдущей ссылке диаграмма уже не будет доступна.

Возможность сохранять свои шаблоны

Готовые шаблоны есть в двух инструментах. Однако в нашей альтернативе MS Project вы можете сохранять и свои шаблоны.

Например, вы управляете проектом или уже его закончили. При этом ваш шаблон оказался настолько удачным, что вы решаете использовать его и для будущих диаграмм. В один клик сохраните его и используйте в любой другой момент.

История изменений

Скорее всего, вы и ваша команда неоднократно делали что-то не так. В нашей альтернативе MS Project вы можете просматривать всю историю изменений , сделанных вами и вашей командой. Просмотрите историю действий и событий, найдите момент, где была допущена ошибка, и восстановите ту версию проекта, до того как ошибка или неверное действие были допущены. Вы полностью контролируете всю работу.

Istoriya.png

Совместим с Mac

MS Project, будучи продуктом Microsoft, не работает на операционной системе конкурирующей компании. Однако при управлении проектом важно, чтобы к нему был доступ у всех, и была возможность работы над ним в любое время.

GanttPRO – аналог MS Project для Mac — дает возможность работать над проектом с любой операционной системы, будь то Windows, Mac или Linux.

Бесплатный план

В нашем аналоге MS Project вы можете создавать графики в бесплатной версии. Кроме того, платные планы предлагаются по более низким ценам в сравнении с продуктом от Microsoft.

Общая таблица

Давайте подведем итог перечисленному выше в одной таблице.

Obshhaya-tablitsa.png

Критерии выбора альтернативы MS Project : бесплатный функционал

В нашем аналоге вы можете выбирать бесплатные и платные планы. MS Project же — продукт платный. Единственное бесплатное предложение – это пробная версия. Конечно, в таком случае создать добротный проект у вас не получится.

Бесплатные функциональные возможности GanttPRO включают:

  • Все классические возможности диаграммы Ганта;
  • 1 активный проект с 1 активным пользователем;
  • Автоматическое планирование;
  • Критический путь;
  • Рабочие дни и часы;
  • Шаблоны.

GanttPRO — альтернатива MS Project

GanttPRO стал эффективным аналогом MS Project. Им пользуются уже 190 000 менеджеров. При этом было создано 210 000 графиков.

Кстати, мы не перечислили все возможности инструмента, чтобы вы могли сами их изучить.

А какое у вас мнение о GanttPRO ? Делитесь с нами 🙂

Microsoft Project Server – один из самых известных масштабируемых продуктов, созданных крупным вендором для экспертов в сфере управления проектами. Его возможности смогут по достоинству оценить опытные специалисты в области проектного управления.

Однако, чтобы купить Project Server необходимо, чтобы он полностью соответствовал конкретным требованиям Вашего предприятия, вероятно потребуется его доработка. Для этого Вам понадобятся разработчики, имеющие сертификацию по Microsoft Project Server. Только после прохождения множества дорогостоящих курсов по продукту, сотрудники смогут настроить решение и поддерживать его работоспособность.

После того как Вы примете окончательное решение купить MS Project, Вы столкнетесь с необходимостью дополнительно купить SharePoint для расширения функционала. Помимо этого, чтобы получить максимальную эффективность от MS Project, работать с ним должны учиться все сотрудники, имеющие отношение к этому продукту, включая топ-менеджеров. Не обойтись в этом случае и без установки профессионального мощного серверного оборудования.

Если руководство Вашего предприятия готово постоянно вкладывать средства в поддержку и развитие Microsoft Project, обеспечивать техническую базу, оплачивать услуги программистов и обучать сотрудников, то дело можно считать решенным. Но что делать в том случае, если предприятие пока не готово вкладывать значительные средства в новый проект или не готово долго ждать? Есть ли альтернатива?

Интернет-платформа Адванта – профессиональное решение, отвечающее требованиям среднего и крупного бизнеса. Те, кто уже успел купить SharePoint 2013, знают, что с его помощью можно неплохо управлять проектами и финансами, но Адванта имеет еще больше возможностей, обеспечивая:

  • стратегическое планирование;
  • управление финансами, поставками, проектами, идеями;
  • управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
  • сервисное обслуживание.

В отличие от MS Project, с системой управления Адванта можно работать как со стационарного компьютера, так и с любого мобильного устройства. Адванта является не просто программой для управления проектами, а мощным инструментом мониторинга и ведения бизнеса на любых уровнях управления в режиме online.

Перед тем, как решить, что лучше: купить SharePoint 2010/2013 или выбрать аналог Microsoft Project, оцените следующие возможности Адванты:

  • Топ-менеджеры компании будут иметь в своем распоряжении всевозможные гибко настраиваемые инструменты для мониторинга отчетности по всем проектам;
  • Сотрудники любых уровней могут с легкостью начать управлять своими проектами и задачами через интуитивно понятный интерфейс;
  • Автоматизация ряда задач, выполняемых на ежедневном уровне, позволит высвободить дополнительное рабочее время;
  • Функциональные возможности системы управления позволят отказаться от от целого списка информационных систем, сократив затраты.

Если вы собираетесь купить Microsoft Project и SharePoint, готовьтесь к тому, что на внедрение Microsoft Project уйдет 6-18 месяцев, тогда как настройку функциональности и запуск системы Адванта можно осуществить за 2-3 недели. Сервисное сопровождение и техническая поддержка системы управления проектами Адванта обойдется в 2-3 раза дешевле. Немаловажен и тот факт, что система Адванта может устанавливаться как на сервере компании, так и в облаке.

Для установки и поддержки Адванты не нужен целый штат сотрудников. Обучиться работе с системой можно за 4 часа. Адванта – действительно лучший аналог SharePoint и Microsoft Project с огромными возможностями!

Объем проекта: автоматизируемые процессы, подключаемые пользователи

Требование

Адванта

Автоматизируемые процессы

Система нужна только для управления проектами или также нужен функционал для управления связанными с проектом функциями, задачами компании в целом?

Дополнительная функциональность:

  • Стратегическое планирование
  • Управление финансами
  • Управление поставками
  • Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
  • Управление идеями, отбор проектов
  • Управление инцидентами, сервисным обслуживанием

В основном реализованы задачи управления проектами и ресурсами с возможностью учета финансов.

Доступность функционала через Web

Требуется ли Вам доступ в систему с любого устройства из любой точки через интернет?

Вы хотите иметь доступ только к некоторым функциям или Вам необходимо пользоваться всем функционалом?

100% интернет-приложение. Функционал доступен даже с телефона.

Через интернет-портал доступен только ограниченный функционал (заложенный в шаблоны/роли). Для получения доступа к другому функционалу нужно программировать.

Система исполнения и отслеживания проектов

Вам нужна система только для планирования или большая часть задач, решаемых системой, будет связана с исполнением текущих проектов и контролем за их состоянием?

Адванта изначально предназначена для исполнения проектов и контроля за ними. Пользователи охотно используют систему, делая проекты «живыми».

Microsoft Project чаще используют только для планирования проектов. Для исполнения проектов пользователи Project часто применяют другие инструменты, например, Outlook и Excel. Факт в систему часто заносит только сам руководитель проекта.

Система только для сотрудников, участвующих в проекте?

В любой проект даже средней сложности вовлечены сотрудники смежных подразделений, заказчиков и партнеров.

Система Адванта в 2-3 раза дешевле западных аналогов. Вы сможете подключить в Адванту всех сотрудников компании, пользователей партнеров и клиентов без значительных затрат.

Сложность функционала и лицензирования решения ограничивает возможности по подключению дополнительных пользователей.

Ориентация на уровень подготовки пользователей и зрелось проектного управления в компании

Требование

Адванта

Специальные инструменты для топ-менеджера

Одна из основных задач СУП это предоставление сводной отчетности по проектам.

Руководитель ожидает, что эти вопросы будут решаться просто, быстро, без головной боли.

Простые, понятные интерактивные панели управления позволяют руководителю быстро получать необходимую информацию. Руководитель может самостоятельно добавить на панель интересующий его отчет, посмотреть детали в уже сформированном отчете или диаграмме.

Отчетность, как правило, разрабатывается в ходе проекта внедрения специалистами и не всегда удовлетворяет потребностям руководства по удобству и интерактивности.

Легкость освоения интерфейса пользователем без высокой квалификации

Вопросы, решение которых занимает львиную долю рабочего времени нашего целевого пользователя, весьма незамысловаты и их решение требует лишь малой доли богатейшего функционала системы управления проектами.

Система с легкостью осваивается пользователями. Не требуется специальных знаний, достаточно учебного курса длительностью 2 часа.

Пользователю доступен только необходимый функционал.

Можно изучить видео “управление проектами” за несколько минут и приступить к работе в системе.

Требуется значительное время для изучения даже базовых функций Microsoft Project и Sharepoint.

Пользователю доступен весь обширный функционал Project. Это пугает и позволяет делать непроизвольные ошибки.

Простота выполнения ежедневных функций

Часто на успех внедрения ПО влияет даже не квалификация персонала, а эргономика каждодневных функций. Если пользователю приходится делать массу ненужных, неочевидных действий, ждать загрузки процесса, то пользователь начинает саботировать такую систему и эффективность ее использования резко падает.

Адванта изначально разрабатывается как система, которой просто пользоваться обычному сотруднику. Доступ к большинству функций в системе находится на расстоянии двух-трех кликов мышью и интуитивно понятен.

Скорость работы системы позволяет работать в комфортном режиме.

За счет громоздкого функционала, который «нависает над пользователем» в главном меню, пользователю часто приходится задумываться над типовыми действиями, совершать излишние клики, а иногда и ждать систему, когда она «тормозит».

Доступность для пользователя самостоятельной настройки любых отчетов

Система отчетности для любой системы – очень важный инструмент управления и поддержки принятия решений. Если инструменты создания/изменения отчетов сложные, то эксплуатация такой системы несет большие затраты на адаптацию отчетности.

Простой и понятный конструктор отчетности доступный для каждого пользователя.

Отдельная непростая задача в ходе внедрения Microsoft Project Server – разработка сводной отчетности. Для этого может потребоваться еще один инструмент – PerformancePoint Services.

Невысокий уровень зрелости проектного управления

Для российских компаний характерен невысокий уровень регламентации и внедрения методов управления проектами. Также не всегда есть четкие ожидания руководства от КСУП.

Внедрение Адванта можно начать с базовых функций совместной работы в проектах. С ростом уровня требований можно поэтапно усложнять процессы в системе.

Проект внедрения

Требование

Адванта

Сроки проекта внедрения

Когда Вы хотите запустить систему в компании и начать получать выгоды от ее использования?

От 1 недели до 2 месяцев.

От 6 месяцев до 3-х лет.

По данным исследования Gartner – минимум 3 года.

Стоимость ПО + поддержки + обновления

Основа для сравнения: 100 обычных пользователей + 10 руководителей.

Адванта примерно в 2,5-3 раза дешевле.

Microsoft Project Server, Project CAL, Sharepoint Server, Sharepoint CAL.

SQL не включен.

Стоимость услуг по проекту внедрения

Бюджет проекта зависит от сложности выбранной системы и автоматизируемых процессов. Он определяется количеством трудозатрат специалистов подрядчика и собственных специалистов Заказчика.

В среднем проект внедрения Адванта реализуется одним специалистом в течение 2-3 недель.

Исходя из минимальных сроков внедрения 6 месяцев и команды специалистов 2-3 человека, стоимость услуг по проекту внедрения будет более чем в 10 раз выше .

Gartner указывает требование к выбору MSPS – «Вы имеете очень большой бюджет на внедрение».

Стоимость оборудования

Это важная составляющая бюджета проекта. Необходимо оценить этот параметр конкретно для Вашего предприятия по количеству пользователей системы и планируемой нагрузке. Запросите у поставщиков системы требования и узнайте примерные оценки от клиентов решения.

Как правило, для начала работы в системе клиенты устанавливают Адванту на один из своих рабочих серверов либо используют услуги хостинга.

Microsoft Project Server достаточно требователен к оборудованию. Иногда для его внедрения компаниям приходится полностью обновлять парк серверного оборудования и часть пользовательских компьютеров. Запросите у поставщика требования к оборудованию под Вашу спецификацию ПО.

Администрирование и поддержка: высокая доступность специалистов, низкие затраты

Требование

Адванта

Количество человек на поддержку, их квалификация

Необходимо определить кто будет поддерживать систему. Достаточно ли будет существующих специалистов с их знаниями либо придется нанимать новых сотрудников и/или инвестировать в обучение существующих.

Требуется один бизнес-аналитик (не программист) со знанием процессов компании.

Курс обучения – 4 часа + подробная справка в системе.

Для технической поддержки необходим специалист, знающий основы SQL Server и Windows Server.

Требуются выделенные специалисты с высоким уровнем знаний по продуктам Project Server и Sharepoint, их администрированию, разработке, по системному серверному ПО Microsoft.

Доступность специалистов

Важно оценить стоимость специалистов на поддержку и возможность их найти на рынке труда.

Аналитик – человек из компании. Любой продвинутый пользователь Excel, другого ПО.

Администратор – как правило, существующий администратор системного ПО.

Высокооплачиваемые специалисты узкого профиля. Сложнее найти на рынке труда.

Время развертывания системы

На основе времени и сложности этого процесса можно сделать выводы об общей сложности администрирования системы.

Около 2-х часов.

От нескольких дней до нескольких недель.

Техподдержка производителя

Иногда бывает очень важно оперативно решить проблему, которая возникает даже не по вине самой системы, а вследствие сбоя в инфраструктуре.

Горячая линия по телефону и через систему Адванта.

Доступ к сервисам Microsoft ограничен определенными условиями. Горячая линия – скорее исключение.

Развитие решения

Требование

Адванта

Возможность адаптации системы без программирования

Доработка готовой системы несет в себе массу сюрпризов. Это и ошибки, и не всегда понятная логика новых процессов, зависимость от конкретного программиста, риск получить в результате «черный ящик».

Нет программирования.

Только визуальная настройка путем изменения текущих параметров или создания новых объектов системы с новыми реквизитами и методами их обработки.

Частичная настройка параметрами. За счет сложности не всегда понятны результаты тех или иных настроек. Основной объем адаптации под предприятие осуществляется с помощью доработки.

Возможность адаптации силами сотрудников компании

Зависимость от внешнего поставщика услуг, невозможность самостоятельно изменить процесс в системе часто вызывает дополнительные издержки.

Все настройки производятся силами сотрудников. Дополнительные консультации можно получить в службе технической поддержки.

Для среднего и тем более малого бизнеса не всегда возможно держать высококвалифицированных специалистов в штате.

Частота выхода новых версий

Оперативный выход новых версий позволяет быстрее реагировать на новые тенденции рынка, оптимизировать интерфейс, устранять обнаруженные пользователями недочеты.

Новые версии Адванта выходят один раз в 2-3 месяца.

Новые версии Microsoft Project выходят один раз в 3-4 года.

Учет требований компании в новых версиях системы

Важно иметь оперативную обратную связь с производителем, возможность влиять на развитие системы, учет требований Вашего бизнеса. Полезно получать новые функциональные возможности и идеи по применению системы от производителя и его клиентов.

Адванта Групп учитывает многочисленные пожелания пользователей, существует отдельный сервис, на котором клиенты могут проголосовать за новые функции. Как правило, клиент не оплачивает новые запрошенные функции, а получает их в рамках обновления.

Адванта активно развивается и предлагает своим клиентам все новые инструменты управления.

Новость о том, что требование российского специалиста реализовано в новой версии Microsoft Project, является значимым событием в среде профессионалов. Это говорит о достаточно редких фактах прямого влияния на Microsoft и низкой вероятности учета требований конкретной компании.

Легкость перехода на новые версии

Важно получать новые возможности, но при этом нет никакого желания регулярно перевнедрять систему.

Удаленное обновление версии системы клиента на сервере занимает около 15-20 минут.

В каждой новой версии – значительные изменения в интерфейсе и функционале – требуется переучивание. Сложность миграции, не полная совместимость данных между версиями. По сути новое минивнедрение.

Microsoft принуждает к обновлению. Выдержка из новости: «Одновременно с выходом Service Pack 1 для MS Project 2010 специалисты Microsoft менее года дали для основной поддержки MS Project 2007. Поддержка MS Project 2003 сворачивается. Пора обновляться».

Позже будет сделано также функциональное сравнение двух систем. На текущий момент, для выяснения реализуемости требований Вашего предприятия просьба обращаться к нашим специалистам.

Выводы по сравнению

Адванта – пожалуй самый удобный и гибкий инструмент управления проектами и коммуникациями на российском рынке. Система способна стать достойной заменой связке MS Project и Sharepoint и является во многом аналогом и альтернативой дорогим западным решениям. Простота и гибкость в настройке и администрировании позволит Вам реально управлять проектами, а не заниматься непрерывным процессом внедрения, доработки, решением проблем администрирования. Ваши рядовые сотрудники скажут Вам спасибо, а топ-менеджеры оценят ROI от внедрения.

Лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать: закажите просмотр демонстрационной версии и убедитесь в этом сами.

Безусловно, сторонним сервисам тяжело конкурировать с Microsoft Project, как минимум, из-за его тотальной распространенности и внушительного функционала. Что бы держаться на плаву и быть востребованными, альтернативные сервисы обязательно должны предлагать удобные механизмы интеграции с «главным» средством проектного учета. Интеграция облачных инструментов с MS Project может быть реализована разными способами. С одной стороны, это средства импорта и экспорта, а с другой стороны – это может быть, например, двусторонняя синхронизация.

Давайте посмотрим, что у нас есть в качестве альтернатив продукту от MS.

появился на рынке относительно недавно, но сразу же стал реальным соперником для всех остальных веб-сервисов. Основное отличие приложения – быстрое развитие функционала сервиса и внедрение разнообразных возможностей. Текущие возможности Zilicus PM значительно «выросли» относительно ранней бета-версии (выпущенной в конце прошлого года). Текущая версия 5.1, увидевшая свет совсем недавно, отличается новыми возможностями для ведения коллективных совещаний по проектам, интеграций с Google Docs, расширенным набором инструментов для организации и управления ресурсами.

Zilicus PM – мощный рыночный продукт, и явно не является аутсайдером. Единственный минус веб-сервиса – несколько запутанный интерфейс.

Выявляем победителей

Каждый из рассмотренных облачных инструментов обладает своими собственными преимуществами. Однако в плане продвинутой интеграции с MS Project лидерами все же являются только два продукта: Zoho Projects и Basecamp. Оба используют плагины для двухсторонней синхронизации, отличаются высокой гибкостью, предлагают бизнесу многочисленные настройки для решения различных задач в MS Project.

Обратите внимание, что плагин IntelliGantt для Basecamp не является продуктом компании 37Signals, поэтому за него придется отдать еще $69 помимо абонентской платы за Basecamp. Плагин Zoho Projects для интеграции с MS Office является полностью бесплатным, а плагин для работы с Sharepoint – условно-бесплатным.

А какими проджект-сервисами пользуетесь вы или ваши коллеги, уважаемые читатели?

На кого стоит внимательно посмотреть российском рынке? Мегаплан знаем. Есть ли альтернативы?

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий